จ้างคนเพิ่มหรือใช้ระบบก่อน? คำถามสำคัญของธุรกิจที่กำลังโต 

เมื่อธุรกิจเริ่มขายดีขึ้น ลูกค้าเริ่มมากขึ้น งานเริ่มแน่นขึ้น และเจ้าของธุรกิจเริ่มรู้สึกว่า ทำไม่ทันแล้ว คำถามแรกที่มักเกิดขึ้นคือ เราควรจ้างคนเพิ่มดีไหม?คำถามนี้ดูเหมือนง่าย แต่จริง ๆ แล้วเป็นหนึ่งในคำถามสำคัญของธุรกิจที่กำลังเติบโต เพราะการจ้างคนเพิ่มอาจช่วยให้งานเบาลงก็จริง แต่ถ้าธุรกิจยังไม่มีระบบที่ชัดเจน การเพิ่มคนอาจไม่ได้ทำให้ธุรกิจดีขึ้นเสมอไป บางครั้งกลับทำให้งานซับซ้อนขึ้น สื่อสารผิดพลาดมากขึ้น และเจ้าของธุรกิจต้องเหนื่อยกว่าเดิม

บทความนี้จะชวนเจ้าของธุรกิจมาทบทวนว่า ปัญหาที่กำลังเจออยู่เกิดจาก คนไม่พอ หรือ ระบบยังไม่พร้อม เพราะคำตอบของคำถามนี้อาจเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างมั่นคงขึ้น โดยไม่ต้องเหนื่อยกับการแก้ปัญหาเดิมซ้ำ ๆ ทุกวันครับ 

โตขึ้น ไม่ได้แปลว่าต้องจ้างคนเพิ่มทันที

หลายธุรกิจเริ่มต้นจากทีมเล็ก ๆ เจ้าของทำเองเกือบทุกอย่าง ตั้งแต่ตอบลูกค้า ขายงาน ดูเอกสาร ประสานงาน ไปจนถึงแก้ปัญหาเฉพาะหน้า พอธุรกิจเริ่มมีลูกค้าเพิ่มขึ้น งานเหล่านี้ก็เพิ่มขึ้นตามทันที จุดนี้ทำให้หลายคนคิดว่า ต้องหาคนมาช่วยแล้ว ซึ่งไม่ผิดครับ แต่ก่อนจะจ้างคนเพิ่ม สิ่งที่ควรถามตัวเองก่อนคือ งานที่เพิ่มขึ้นนั้นเกิดจากปริมาณงานที่มากขึ้นจริง ๆ หรือเกิดจาก วิธีทำงานที่ยังไม่เป็นระบบ เพราะถ้าปัญหาหลักคือการทำงานซ้ำซ้อน ข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่มีขั้นตอนชัดเจน หรือทุกอย่างต้องรอเจ้าของตัดสินใจ การจ้างคนเพิ่มอาจเป็นแค่การเพิ่มคนเข้ามาอยู่ในความวุ่นวายเดิม

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คนน้อยเสมอไป แต่อาจอยู่ที่ระบบยังไม่ชัด

ธุรกิจจำนวนมากไม่ได้ติดขัดเพราะไม่มีคน แต่ติดขัดเพราะไม่มีระบบรองรับการทำงาน เช่น ลูกค้าทักมาหลายช่องทาง แต่ไม่มีที่รวมข้อมูลเดียวกัน งานแต่ละชิ้นไม่มีสถานะชัดเจน เอกสารถูกส่งผ่านแชทส่วนตัวหลายรอบ หรือทีมงานแต่ละคนเข้าใจขั้นตอนไม่เหมือนกัน เมื่อไม่มีระบบ ทุกอย่างจึงต้องอาศัยความจำ ความเคยชิน และการถามกันซ้ำ ๆ พอมีลูกค้าเพิ่มขึ้น งานก็เริ่มหลุด รายละเอียดตกหล่น ลูกค้ารอนาน และเจ้าของธุรกิจต้องกลายเป็นศูนย์กลางของทุกเรื่อง ในสถานการณ์แบบนี้ ต่อให้จ้างคนเพิ่มอีกหนึ่งคน สองคน หรือสามคน ปัญหาก็อาจยังไม่หายครับ เพราะคนใหม่ก็ต้องเข้ามาทำงานในระบบที่ยังไม่ชัดเจนเหมือนเดิม

การจ้างคนเพิ่มเหมาะเมื่อไหร่?

การจ้างคนเพิ่มเหมาะมาก เมื่อธุรกิจมีขั้นตอนการทำงานที่ค่อนข้างชัดแล้ว รู้ว่างานไหนต้องทำก่อน งานไหนต้องทำหลัง ใครรับผิดชอบอะไร ใช้เครื่องมืออะไร และวัดผลงานอย่างไร พูดง่าย ๆ คือ ถ้าคนใหม่เข้ามาแล้วสามารถเรียนรู้งานได้เร็ว มีคู่มือ มีขั้นตอน มีระบบติดตามงาน และรู้ว่าต้องส่งต่องานให้ใคร การจ้างคนเพิ่มจะช่วยให้ธุรกิจโตได้จริง เพราะคนใหม่ไม่ได้เข้ามาเดา แต่มาเสริมกำลังให้ระบบที่มีอยู่แล้วทำงานได้เร็วขึ้น แต่ถ้าคนใหม่เข้ามาแล้วต้องถามทุกเรื่อง ต้องรอเจ้าของตลอดเวลา หรือไม่มีใครบอกได้ว่างานนี้ควรทำแบบไหน นั่นอาจเป็นสัญญาณว่า ธุรกิจควรวางระบบก่อนจ้างคนเพิ่มครับ

แล้วการใช้ระบบควรเริ่มจากอะไร?

คำว่า ใช้ระบบ ไม่ได้หมายความว่าต้องซื้อซอฟต์แวร์แพง ๆ หรือเปลี่ยนทั้งบริษัทในครั้งเดียวเสมอไปครับ จุดเริ่มต้นอาจเป็นเรื่องง่าย ๆ เช่น กำหนดขั้นตอนการรับลูกค้าให้ชัดเจน ทำตารางติดตามสถานะงาน รวมข้อมูลลูกค้าไว้ในที่เดียว ตั้งรูปแบบการสื่อสารในทีม หรือใช้เครื่องมือช่วยจัดการงานประจำวันหัวใจสำคัญของระบบคือ ทำให้ธุรกิจไม่ต้องพึ่งความจำของคนใดคนหนึ่งมากเกินไป และทำให้ทุกคนเห็นภาพเดียวกันว่า ตอนนี้งานอยู่ตรงไหน ใครรับผิดชอบ และขั้นตอนถัดไปคืออะไรเมื่อระบบเริ่มชัด งานจะไม่ไหลไปตามความรู้สึก แต่ไหลไปตามขั้นตอนที่ออกแบบไว้ ธุรกิจจึงควบคุมได้มากขึ้น แม้จะมีลูกค้าเพิ่มขึ้นก็ตาม

ธุรกิจที่โตเร็ว แต่วางระบบไม่ทัน มักเหนื่อยกว่าที่คิด

ช่วงที่ธุรกิจกำลังโตเป็นช่วงที่น่าตื่นเต้น แต่ก็เป็นช่วงที่เสี่ยงมากเช่นกัน เพราะยอดขายที่เพิ่มขึ้นมักมาพร้อมกับงานหลังบ้านที่เพิ่มขึ้นตามมา ถ้าธุรกิจไม่มีระบบรองรับ ความสำเร็จอาจกลายเป็นภาระได้โดยไม่รู้ตัวจากเดิมที่เจ้าของธุรกิจดีใจว่าลูกค้าเยอะขึ้น อาจกลายเป็นเริ่มรู้สึกว่าตอบไม่ทัน ส่งงานไม่ทัน ดูแลไม่ทั่วถึง และทีมเริ่มเหนื่อยสะสม สุดท้ายธุรกิจที่ควรจะโตอย่างมั่นคง อาจกลับติดอยู่กับการแก้ปัญหารายวันนี่คือเหตุผลที่ธุรกิจยุคใหม่ไม่ควรคิดแค่ว่า จะหาคนเพิ่มกี่คน แต่ควรคิดด้วยว่า จะทำอย่างไรให้ทีมทำงานง่ายขึ้น เป็นระบบขึ้น และผิดพลาดน้อยลง

จ้างคนเพิ่มหรือใช้ระบบก่อน คำตอบขึ้นอยู่กับปัญหาจริงของธุรกิจ

ถ้างานเพิ่มขึ้นเพราะมีลูกค้าเพิ่มขึ้นจริง และธุรกิจมีขั้นตอนชัดเจนแล้ว การจ้างคนเพิ่มคือทางเลือกที่ดีครับ เพราะจะช่วยแบ่งงาน ลดภาระทีมเดิม และทำให้รองรับลูกค้าได้มากขึ้นแต่ถ้างานยุ่งเพราะทุกอย่างกระจัดกระจาย ไม่มีขั้นตอน ไม่มีข้อมูลกลาง ไม่มีการติดตามสถานะงาน และเจ้าของยังต้องตอบทุกคำถามเอง การใช้ระบบก่อนอาจสำคัญกว่า เพราะระบบจะช่วยให้ธุรกิจเห็นปัญหาชัดขึ้น และรู้ว่าจริง ๆ แล้วควรจ้างคนตำแหน่งไหน เพื่อมาช่วยส่วนใดของธุรกิจบางครั้งธุรกิจไม่ได้ต้องการ คนเพิ่ม ทันที แต่ต้องการ วิธีทำงานที่ดีขึ้นก่อนครับ

ทีมเล็กก็โตได้ ถ้ามีระบบที่ดี

ในอดีต ธุรกิจที่อยากโตอาจต้องเพิ่มคนจำนวนมาก แต่ในปัจจุบัน ธุรกิจขนาดเล็กสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ถ้ารู้จักวางระบบ ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม และลดงานซ้ำซ้อนให้ได้มากที่สุด ทีมเล็กที่มีระบบดี อาจทำงานได้เร็วกว่า ทีมใหญ่ที่ยังทำงานแบบกระจัดกระจาย เพราะทุกคนรู้หน้าที่ของตัวเอง ข้อมูลไม่หาย งานไม่ต้องถามซ้ำ และเจ้าของธุรกิจมีเวลามองภาพรวมมากขึ้นนี่คือความได้เปรียบของธุรกิจยุคใหม่ครับ ไม่จำเป็นต้องใหญ่ก่อนถึงจะมีระบบ แต่ควรมีระบบเพื่อให้โตได้อย่างไม่เหนื่อยเกินไป

ดังนั้นก่อนจ้างคนเพิ่ม ลองถามก่อนว่าธุรกิจมีระบบพอหรือยัง

การจ้างคนเพิ่มไม่ใช่เรื่องผิด และหลายครั้งก็เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต แต่ก่อนจะตัดสินใจเพิ่มคน ธุรกิจควรกลับมาดูให้ชัดก่อนว่า ปัญหาที่เกิดขึ้นมาจาก งานเยอะเกินกำลังคน หรือมาจาก ระบบการทำงานที่ยังไม่พร้อมถ้างานเยอะจริง การจ้างคนเพิ่มจะช่วยให้ธุรกิจเดินเร็วขึ้น แต่ถ้าระบบยังไม่ชัด การวางระบบก่อนจะช่วยให้การจ้างคนในอนาคตมีประสิทธิภาพมากกว่า สุดท้ายแล้ว ธุรกิจที่เติบโตได้ดี ไม่ใช่ธุรกิจที่มีคนเยอะที่สุด แต่คือธุรกิจที่รู้ว่าเมื่อไหร่ควรเพิ่มคน เมื่อไหร่ควรเพิ่มระบบ และทำให้ทั้งคนกับระบบทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัวครับ